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秘书典型的一日(案例讨论)
秘书所负责任越重，其日常工作越无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无法处理突如其来的紧急事项。
——美国国家秘书协会会长凯勒女士
苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者。”
苏珊的一天工作日志
(办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟)。
8：30抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。
8：55检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签名。完成信稿放人签名卷夹中，置于惠特经理案头。(信件宜如此慎重处理，以免他人窥视)
9：15拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，惠特经理到达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。
一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作。
惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事。
9：50回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的电话。
捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。
10：10决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。
10：10决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。
10：20回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支帐的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打、推销员所报费用数字的核实等，一一交待。
杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清，这一点很重要。一旦点清无讹，以后再有差错就毋需负责。
10：40开始誊清惠特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为惠特经理打印推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如何明天一定要做完(我通常皆较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们)。
11：10打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通私人电话，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。
11：15回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。
征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为惠特经理所准备应带的文件。
与B先生通电话，他似乎很满意，将经过记下准备告知麦克经理，并将这种作业程序示知杜娜小姐，当我的上司远行期间，我皆将所有重要电话及访客谈话摘要记录，函件也做札记。惠特经理的公文包已准备妥当，只等最后一份的资料。
11：45整理档案并与同仁会议后，开始处理麦克经理的信件，他希望当天能知道来信大致内容。惠特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的案头始终准备好一本笔记簿。翻在空白的一页，以备不时之需。将备忘录立即誊正。并置于惠特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要惠特经理立即注意，从档案中找出有关资料附于来信之后，一并置于惠特经理办公桌上的“速件”卷夹内。
12：15正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见麦克经理，假如麦克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，乃决定请客人到我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，乃一并邀他同桌进食，请来客在访客名簿上签名。
杜娜小姐通常都在1点正吃午餐，征求她是否能改变计划，暂且照顾一下我的办公桌，留一便条与惠特经理，告知他我去何处。
1：15重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要点记下，留供麦克经理参考。并将来客姓名记人访客名单中。
杜娜小姐将她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。
1：30惠特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他的太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。
1：40将紧急信件誊正，请惠特经理签名，并以副本一份纳入其公文包中。检查是否有致麦克经理紧迫邮件，其中有一封须并于晨间转寄资料时一并转致，在惠特经理离开后应立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥惠特经理的最后资料。
2：00惠特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有的电话，使我们不致受到于扰。
2：20三位同事离去，惠特经理希望尽快将会谈记录誊正，讨论一些其他事项。
2：30重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记出来，一并来问我。将惠特经理的公文包准备妥贴。
2：45答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她正开始誊正。继续处理第二批来信，并备妥寄给麦克经理的资料。
3：00惠特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了一口气，继续整理信件。
接到麦克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱转告办公室有关同仁，他已打电报给原先约定会面的某些客户，麦克经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。
3:15察看杜娜小姐誊正我的笔录的进度，已接近完成。告诉她完成后尽可以休息了。
打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营业部两位领班(麦克经理也是他们的上司)联系，是否可派来两位打字员，一位说很难帮忙，另一位说3点半之后可能派出两位打字小姐。一切准备妥当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在今晚付邮。如果她们中任何一位必须5点离开，现在就告诉我，以便找人替手。两人都说可以留下。
杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感谢她的这番好意。
3：45交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的初稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。
4：00工作在忙碌中顺利进行。第三批邮件到，其中有两封限时信是给惠特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理。
4：15接获通知说明两位客人来拜访麦克经理，尽管心里不欢迎这种打扰，但是必须去见他们。正准备去招呼他们时，两位借调来的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工，要求免除这项工作。我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不要一心想到它是一件紧迫的工作。我要她坐在我的写字台旁边，一方面以电话告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人。
重新安慰打字员，告诉她我了解她的感受，并请她尽可安心工作，不要在心理上受到干扰。假如在她必须离开的时刻而没能做完，我并不责怪她，于是这位打字员重新去打字。
我则前往接待室，那位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外并将他们的来意记录下来，以便转告麦克经理。
4：40电话铃响，原来是惠特经理从机场打来的，他忘了一件必要携带的重要包裹，(我不觉自言自语的说：“哦，真糟糕!”)所幸离他起飞时间还早，我希望能赶得及送给他。立即打电话到西联信差服务处，告诉他们时间急迫，他们答应在5点钟之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并且告诉她西联公司即将派人来取。
4;45一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐将2点的会议记录用复写纸打字誊清，因为这是密件不能假手于打字员。
打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭，？点钟左右才能到家。也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家。
5：00接待员来电话，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一口气。
两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在5点25分钟离开办公室。对于她们的全力帮忙面致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢。
5：30办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存麦克经理的封袋的原因。会议笔录原稿将送给惠特经理。
当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之际，我急速赶办麦克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之后，贴上足够的邮票，即将投邮。
6：15接惠特经理电话，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮忙的事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。我从不让该做的事积压到第二天，因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项。嘱杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许多“应办事项”记在行事历上。以便打电话给文书中心有关惠特经理交办之事。
苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，同时说：“不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”
我们问她：“苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个‘典型’的一天的秘诀？”
她略一沉思，接着回答说：“我想第一是我能专心致志，心无旁骛，其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。”
要求：
1.阅读《女秘书工作——典型的一日》。
2.写一篇不少于800字的读后感。
A.安排人员将临时排班的变动情况通知员工
B.记录并满足员工的休假及调班要求
C.每个星期为员工排一次班
D.根据客情需求，错开员工上下班的时间
